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이메일이 하루를 차지하지 않도록하는 5 가지 방법

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충분한 수면을 취하고 가치의 우선 순위를 정하여 직장에서 생산성을 높일 수 있지만 이메일 지옥의 고통 속에서도 효율성을 높일 수있는 방법도 있습니다. 이메일은 다른 소셜 또는 작업 관리 사이트가 인기를 얻음에도 불구하고 비즈니스를 수행하는 데 필요한 악입니다. 아직 이메일을 대체 할 수있는 방법이 많지 않기 때문에 McKinsey Global Institute에서 주당 28 %를 지출 받은 편지함 관리.

우리 모두가 이메일에 보내는 시간을 줄이고 싶은만큼 실제로 그렇게하는 것은 매우 어려울 수 있습니다. 수행 한 연구 Radicati 그룹 캘리포니아 팔로 알토에 본사를 둔 기술 시장 조사 회사 인는 전 세계적으로 비즈니스 관련 목적으로 2014 년에 하루 약 1,078 억 개의 이메일이 송수신되는 것을 발견했습니다. 이 숫자는 2018 년까지 하루에 1,394 억 개의 이메일로 증가 할 것으로 예상됩니다. 개인 비즈니스 사용자의 경우 2014 년에는 하루에 약 121 개의 이메일로, 2018 년에는 하루에 140 개의 이메일로 늘어날 것으로 예상됩니다.

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그럼 어떻게 짐승을 길들일까요? 이미 이메일 시스템을 가지고 있거나 곧 시스템을 처리하기를 간절히 바라고 있습니다. 전문가가 제안한대로받은 편지함을 제어하는 가장 효과적인 트릭 중 일부는 다소 비 정통적입니다. 다음은 이메일에 조금 다르게 접근하여 직장과 집에서 생산성을 높이는 5 가지 팁입니다.

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1. 모닝 커피와 이메일을 섞지 마십시오.

사실, 이메일을 아침 첫 활동과 함께 사용하지 마십시오. 우리가 완전한 이단이라고 비난하기 전에 우리의 말을 들어주세요. 침대에서나 출근길에 아침에 즉시받은 편지함을 확인하면 자동으로 하루에 반응하도록 설정되며 명확하게 우선 순위를 정할 수 없습니다.

이 책의 공동 저자 인 David Finkel 규모 : 비즈니스를 성장시키고 삶을 되찾기위한 7 가지 입증 된 원칙 , Inc.의 게시물에 썼습니다. 하루의 첫 번째 부분은 집중적이고 이메일이없는 작업에 사용되어야합니다. “비즈니스 코칭 고객의 통계를 보면 이메일을 일찍 확인하면 하루 중 긴급한 일로 인해 탈선 한 날의 비율이 높지만 가치가 낮은 화재로 인해 1 ~ 3 시간을 기다릴 수 있습니다. 처리해야합니다.”라고 그는 썼습니다.

이메일에 응답하지 않으면 (당시 긴급한 것처럼 보일 수 있음)보다 차분하고 간소화 된 하루를 보낼 수 있습니다. 이 책의 저자 Tim Ferriss 주 4 시간 근무 , TIME에 설명 이것이 그에게 어떻게 작용하는지. Ferriss는“하루의 처음 80 ~ 90 분은 가능한 한 조금씩 달라 지도록 노력합니다. “통제력과 비 반응성을 느끼기 위해서는 일상이 필요하다고 생각합니다. 이는 불안감을 줄여줍니다. 따라서 생산성도 향상됩니다. '

우리는 이것이 얼마나 불가능하게 들릴 수 있는지 알고 있습니다. 5 분마다 이메일을 확인하라는 강박을 무시하라고했기 때문에 이미 경계심을 느끼고 있다면 혼자가 아닙니다. ㅏ 성인 205 명 연구 2012 년에 실시한 결과 이메일 확인과 같은 업무 관련 활동이 흡연이나 음주 습관에 빠지는 것보다 중독성이 더 높다는 사실을 발견했습니다.

이메일 수정 사항 (그리고받은 편지함 확인을위한 실제 요구 사항)을 충족하는 방법을 찾고 있습니다. 하지만 이메일로 시작하려는 욕구에 저항하면 전반적으로 더 생산적인 하루를 보낼 수 있습니다.

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2. 캘린더에 이메일 시간대를 입력하세요.

언젠가 이메일을 확인해야하지만 수신함을 확인할 때 일정한 알림을 보내는 대신 하루 중 특정 시간을 설정하십시오. (이 팁에 대한 또 다른주의 사항 : 알림은 문제입니다. 이메일 알림이 표시 될 때마다 우회 될 가능성이 있으므로 데스크톱이나 휴대 전화에 알림을 설정하고 싶은 충동을 억제하세요.)

하루 종일 일상을 유지하고 가능한 한 많이 고수하면 생산성이 높아진다고 Ferriss는 TIME에 말했습니다. “나는 사람들이 그들의 의사 결정이 그들의 작업에서 가장 창의적인 측면이나 그들의 독특한 재능이있는 곳에만 적용되도록 루틴을 개발하도록 장려합니다.”라고 그는 말했다. 받은 편지함을 확인할 시간을 2 시간 단위로 설정하거나 하루 중 더 짧은 증분과 더 자주 포인트를 설정하세요. Forbes의 기고자 인 Jayson DeMers는 중요한 이메일을 놓치는 것이 여전히 걱정된다면받은 편지함을 확인할 때 사람들에게 자동 응답을 설정하고 문제가 정말 긴급한 경우 전화로 연락하는 방법을 알려줍니다.

이는 하루 종일 해결하는 데 몇 분이 걸리는 이메일 한두 번을 피하기 위해 많은 작업처럼 보일 수 있습니다. 그럴 수도 있지만 그 분은 생각보다 더 빨리 합산됩니다. ㅏ Gallup의 자세한 연구 2006 년에는 날짜가 있지만 캘리포니아 대학 Irvine의 연구자들이 발견 한 중요한 정보가 포함되어 있습니다. 업무 시간 중에 전화, 이메일 또는 기타 항목으로 인해 방해를받은 경우 원래 완료했던 작업으로 돌아가는 데 평균 23 분 15 초가 걸립니다. 여기저기서 빠른 답장처럼 보일지 모르지만 그 귀중한 시간은 금방 사라집니다.

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3. 하루의 마지막 섹션을 심사 이메일로 보냅니다.

업무 시간이 몇 분 밖에 남지 않은 경우 내일까지 기다릴 수있는 이메일에 1 분마다 답장을 보내지 마십시오. 성공한 사람들이 하루의 마지막 10 분 동안 무엇을하는지에 대한 기사에서 비즈니스 내부자 발견 진정으로 중요한 이메일에만 응답한다는 것입니다. “시간 관리 기술이 시험을받을 때입니다.”전국 직장 전문가 인 Lynn Taylor가 웹 사이트에 말했습니다. '성공한 사람들은 응답이 필요한 것과 기다릴 수있는 것을 결정할 수 있습니다.'

교대 근무의 마지막 순간은 해결하는 데 시간이 걸릴 수있는 민감한 주제 나 문제에 대해 동료와 이메일을주고받을 때가 아닙니다. Taylor는 둘 다 서두르지 않고 해결책에 대해 생각할 시간이있을 때 문제를 해결하기 위해 다음 날 특정 시간을 정할 것을 제안합니다. 긴 하루의 끝이 대규모 문제를 해결하기위한 시간이 아닐 수도 있지만, 이메일을 통해 문제를 해결하려고 할 때가 아닙니다.

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즉, 하루가 끝날 때 신속하게 해결할 수있는 느슨한 결말이 있거나 즉시 응답이 필요한 긴급한 문제가있을 수 있습니다. 이를 위해 에너지를 절약하고 남은 이메일을 다음날 할 일 목록에 올리기로 결심하십시오. 하지만 내일을 위해 이메일을 계속 푸시해야하는 경우 하루 종일 이메일 주소 지정 시간을 늘리는 것이 좋습니다. 그렇게하면 이미 일정에 포함되어 있습니다.

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4. 전화를받는 것을 두려워하지 마십시오.

이메일은 비즈니스 운영을 위해 매일 거는 많은 전화 통화를 대체했지만, 그렇다고 전화 통화가 완전히 불가능하다는 의미는 아닙니다. 실제로 대부분의 경우 여전히 긴 이메일 체인을 능가하고 절반의 시간이 소요됩니다.

'양쪽의 이해가 흐릿해서 이메일로 답답한 대화를 나누는 경우에는 전화를 받거나 직접 이야기하십시오.' Finkel은 조언합니다 Inc. 열에서. 핵심은 두려움, 불확실성 또는 의심을 제거하는 것입니다. Finkel은 간단한 이메일로 그렇게 할 수 없다면 전화를 받고 필요한 경우 나중에 이메일로 후속 조치를 취하는 것이 좋습니다. 이는 관리자 또는 팀 리더로 일하는 경우 관점을 명확히해야 할 때 특히 중요합니다.

특히 민감한 주제 나 비즈니스 결정에 대한 오해의 가능성을 사전에 예방하고 대신 전화를하여 피하십시오. 당장은 시간이 좀 더 많이 소요되는 것처럼 보일 수 있지만 장기적으로는 더 효율적입니다. 당신의 의도대로 당신의 어조가 분명해질 것입니다. 또한 10 개 정도의 이메일을 추가로받을 수있는 질문이나 우려 사항을 묶을 기회도 있습니다.

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5. 효과적인 이메일 필터 사용

Gmail 또는 Thunderbird와 같은 이메일 플랫폼을 사용하는 경우받은 편지함에는 이메일을 미리 정렬하도록 맞춤 설정할 수있는 내장 필터가 이미 포함되어 있습니다. 다른 경우에는 특정받은 편지함 폴더로 이동하도록 명령을 설정할 수 있습니다. DeMers는 이러한 도구를 유용하게 사용한다고 Forbes 게시물에서 조언합니다.

우선 중요한 이메일을 '응답 필요'및 '조치 필요'와 같은 폴더로 필터링합니다. 주제 제목에 자동으로이를 알리는 키워드가없는 한, 이것은 당신이 스스로 분류 할 수 있습니다. 이렇게하면 작업이 필요한 이메일을 정확히 알기 위해 하루 중 특정 시간에만 해당 폴더로 이동하면됩니다.

그 외에도 콘텐츠를 간소화 할 수 있도록 설정할 수있는 이메일 규칙이 있습니다. DeMers는 모든 뉴스 레터 또는 이메일 구독을 'To Read'폴더에 자동으로 저장하여 시간이있을 때이를 살펴볼 수 있도록 제안합니다. 참조 전용 인 이메일은 특정 작업을 수행 할 필요가 없기 때문에 다른 폴더로 이동할 수 있습니다. 마지막으로, DeMers는 비즈니스 계정으로 들어오는 모든 개인 이메일을 나중에 읽을 수 있도록 다른 파일로 정리할 것을 제안합니다.